С момента своего появления в составе пакета Office Эксель стал постоянным рабочим инструментом для тех, кто занимается анализом и структурированием данных. С годами благодаря постоянной разработке и улучшениям этого продукта пользоваться им смогли все — от «продвинутых» до самых обычных людей. Курс на упрощение работы с данными от Microsoft выражается в постоянном упрощении методов работы с сохранением функционала, так что вполне объяснимо, что в руках пользователя Excel становится мощнейшим инструментом.
Для проведения расчётов используют готовые функции
Тем не менее, многие функции пока что не получается упростить. Это не значит, что они потребуют от вас навыков программирования или знания высшей математики. Хотя написание макросов и может предъявить вам такие условия, но у них в принципе высокий порог вхождения. Большую часть функционала Office вы в состоянии использовать с помощью кликов мышью и коротких команд с клавиатуры.
Создание формул в Excel
Для обработки значений и их диапазонов — от банальной суммы до методов математической статистики вроде медианы или моды — используются формулы. Это очень гибкий и при этом достаточно простой инструмент, который широко используется наряду с условным форматированием при создании таблиц с данными. В самом простом случае для записи формулы в ячейку используется обычный текстовый ввод. Чтобы провести, например, сложение значений из нескольких полей, можно прямо в ячейке написать «=СУММ()» и в скобках указать адреса значений через точку с запятой. Или, если они расположены рядом друг с другом, указать начальную и конечную через двоеточие. А чтобы закрепить в этой формуле ячейку, например, чтобы не менялись столбец или строка при копировании формулы в другую, поставьте перед нужным символом знак «$». Тогда Эксель не будет менять этот экранированный символ, при этом меняя другие.
В принципе можно так ввести любую формулу. Так как Excel поддерживает текстовый ввод, нужно только заранее знать нужные значения, которые вы туда подставите. Но если для простых действий это приемлемо, то для более-менее сложных это уже затруднительно, так как придётся запоминать слишком уж много параметров. Поэтому легче использовать встроенный в программу конструктор формул. Для того чтобы его вызвать, нужно нажать на кнопку в верхней части страницы, слева от поля ввода значения в ячейку.
Появится диалоговое окно, в котором пользователь сможет создать правило обработки данных. В левой части окна есть список упорядоченных по категориям формул. Есть математические, статистические, текстовые группы и т. д. Выбрав нужную, щёлкните по ней левой кнопкой мыши. В правой части диалогового окна будет отображена форма заполнения значений. В ней вы сможете указать диапазоны данных или конкретные одиночные адреса. Чтобы это сделать, нажмите в правой части поля ввода кнопку выделения, окно свернётся, и вы получите доступ к рабочей части листа Excel. Так как в этом режиме можно выбирать как одиночные значения, так и их диапазоны, ввести нужные значения не составит труда. После этого снова нажмите ту же кнопку, и окно восстановит прежний размер. Если в формуле требуется не один набор данных, а несколько, то повторите описанную процедуру требуемое количество раз.
В этом поле, кстати, правила экранирования также работают. Поэтому если вы потом содержимое этой ячейки будете распространять и на другие, и при этом хотите сохранить значения данных, не забудьте поставить в нужные места знак доллара.
Когда ввод в конструкторе будет завершён, нажмите ОК. На этом этапе Excel проверяет введённые значения на соответствие типов и на другие ошибки, поэтому может выкинуть текст ошибки. По нему вы сможете понять, что именно нужно изменить, чтобы формула работала так, как вы от неё ожидаете. Если же ошибок не будет, окно закроется, а в ячейке появится значение. Иногда бывает так, что какой-то из указанных диапазонов ещё не заполнен, но присвоенный ячейке тип содержимого соответствует нужному. Тогда на этапе проверки ошибок не будет, но и значение будет подсчитано без него, так что будьте внимательны.
Удаление формул
В Excel данные можно менять. И если структура таблицы изменилась, то, возможно, некоторые формулы больше не нужны. Либо отпала необходимость в расчёте величины, либо теперь она рассчитывается в другом файле и т. д. Тогда такую формулу надо убрать, так как Excel при каждом запуске будет пытаться её посчитать. Чтобы удалить из ячейки содержимое, просто выделите её и нажмите Delete. Это полная очистка, и в ней не останется никаких данных. В случае, если вы хотите сохранить формулу, чтобы после её использовать, можно просто в значении ячейки убрать перед ней знак равенства, с которого начинается любая формула. Тогда весь её тело будет считаться текстовыми данными, и не будет выполнять никаких действий.
Заключение
Конструируемые формулы в Excel позволяют работать с данными, анализировать их и менять на основе других данных. Это очень гибкий и при этом простой в работе инструмент, который с помощью встроенных средств может быть эффективным в руках практически любого пользователя.
